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10 Bonnes Raisons De Migrer Vos Serveurs De Fichiers Vers SharePoint Online

10 bonnes raisons de migrer vos serveurs de fichiers vers SharePoint Online

Stockage et partage en ligne de fichiers via Sharepoint OnlineUne des fonctionnalités essentielles de Microsoft SharePoint Online est la gestion de document, avec comme point fort son intégration complète avec la suite Office, le mode déconnecté qui offre également la possibilité d’accéder aux fichiers directement depuis son disque local, sans passer par un navigateur Web et toutes les fonctionnalités collaboratives intégrées.

Pourtant, nous avons toujours des utilisateurs qui ne sont pas convaincus et qui préfèrent utiliser des répertoires partagés.

Nous leur demandons comment ils s’organisent quand la dernière version d’un fichier dont ils ont besoin est sur l’ordinateur d’un collaborateur qui est parti en congés, ou encore comment s’assurer qu’on utilise la bonne version lorsqu’on a échangé par mail plusieurs fois le fichier.

Nous avons donc recensé ci-dessous les principaux avantages de SharePoint sur le périmètre documentaire.

Comparatif serveur standard / SharePoint : édition et collaboration

AVEC UN SERVEUR DE FICHIER STANDARD AVEC UN SERVEUR SHAREPOINT ONLINE
 Fichiers accessibles uniquement depuis le réseau local  Accédez à vos documents depuis n’importe où et depuis n’importe quel périphérique même si Word n’est pas installé
 Classement dans une arborescence de dossiers :

  • très rigide
  • impossible d’identifier les doublons
  • où stocker les fichiers « transversaux » ?
Simplifiez l’accès aux documents en utilisant des métadonnées sur les fichiers
 Échange de fichiers par mail pour relecture ou validation :

  • impossible d’éviter la copie des fichiers sur les postes locaux
  • impossible de modifier en même temps et à plusieurs un même document
  • chaque version de document est un nouveau fichier
  • Partagez vos documents avec des utilisateurs de votre entreprise ou des utilisateurs externes
  • Co-éditez vos documents avec vos collaborateurs
  • Définissez des workflows pour automatiser les circuits de validation, de relecture
  • Laissez le système gérer le versioning de vos documents, chaque modification entraîne la création d’une nouvelle version
  • Retrouvez à tout moment les modifications apportées sur un document, par qui, et quand

 

Quels avantages en termes de sécurité ?

AVEC UN SERVEUR DE FICHIER STANDARD AVEC UN SERVEUR SHAREPOINT ONLINE
Possibilité de définir des permissions sur un fichier, mais pas par utilisateur Définissez finement qui a le droit d’accès sur vos documents, en lecture ou en modification
La sécurité d’accès aux fichiers est entre les mains de votre organisation et maintenir un haut niveau de sécurité coûte extrêmement cher L’accès aux informations est contrôlé au niveau de l’utilisateur par des systèmes de double authentification, mais également au niveau du périphérique utilisé.

Mobile Device Management permet de contrôler la conformité des périphériques et éventuellement de les interdire.

Contrôler les permissions d’un utilisateur sur certaines actions d’un fichier (comme l’impression ou l’enregistrement) est impossible, ce qui entraîne souvent la diffusion de copie PDF des fichiers natifs :

  • double gestion
  • complexité
  • impossibilité à maintenir sur le long terme
Avec SharePoint, vous avez la possibilité de définir les actions possibles par utilisateurs et par fichiers. Par exemple, interdire pour certaines utilisateurs l’enregistrement et l’impression du fichier ainsi qu’ajouter un watermark en diagonale.
La sauvegarde et surtout la restauration est très complexe, surtout en cas de suppression d’un fichier par erreur. Avec SharePoint, chaque utilisateur dispose d’une corbeille lui permettant de restaurer lui-même ses documents. Chaque modification étant enregistrée sous forme de version, l’utilisateur peut également restaurer une ancienne version du document.

 

Une recherche de documents facilitée avec Sharepoint

AVEC UN SERVEUR DE FICHIER STANDARD AVEC UN SERVEUR SHAREPOINT ONLINE
Impossible d’alerter des utilisateurs en cas de nouvelles versions ou de nouveaux documents Vous disposez d’un système d’alertes afin d’être prévenu dès qu’un document est modifié
Il est impératif d’être connecté au réseau pour accéder aux fichiers La synchronisation locale des fichiers vous permet de travailler même sans connexion internet
Les utilisateurs ne sont pas capables de rechercher ou difficilement de retrouver par eux-mêmes un document, d’où la diffusion par mail et tous les problèmes induits. Avec SharePoint, vous disposez d’un système de recherche connu des utilisateurs (Google-like) qui permet de retrouver n’importe quel document en deux ou trois clics.
Discussion sur un document SharePoint Online vous permet d’échanger directement autour d’un document et de retrouver ses échanges avec une personne ou un groupe.

Si vous souhaitez avoir plus d’informationsContactez-nous

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