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Office 365 Au Service De La Productivité

Office 365 au service de la productivité

Installer Office 365 dans son entreprise, vise à obtenir une meilleure productivité. Cependant, dans beaucoup de projets cet objectif n’est que partiellement atteint parce que les usages des collaborateurs ne sont pas adaptés aux outils dont ils disposent.

L’une des règles les plus souvent utilisé dans le domaine de la productivité est celle du 80/20 (ou 20/80) de Pareto : 80% des effets sont produits par 20% des causes. Nous avons fait le constat qu’il en va de même pour Office 365. Utiliser les 20% les plus adaptés à votre métier vous fournira 80% du résultat final, améliorant grandement votre productivité.

Identifier ce qui vous apportera le plus de bénéfices permet à votre transformation numérique d’être vraiment efficiente.

2/5 La règle 80/20 s’applique à Office 365.

D’un point de vue applications

Office 365 propose un grand nombre d’applications. (Teams, Yammer, Outlook, SharePoint, Azure, Intune, Power BI, PowerApps…)

Afin de mieux comprendre à quel point ces outils peuvent être utiles, voyons d’abord d’un point de vue macro comment l’utilisation de Teams a simplifié le travail de Benoit chef de projet innovation.

 

Pour communiquer avec ses équipes, Benoit utilisait des mails avec des pièces jointes lorsqu’il avait un document à faire circuler. Il l’envoyait à ses collègues, qui lui répondaient chacun de leur côté et se répondaient entre eux.

Les membres de l’équipe modifiaient le fichier sans toujours le partager et effacer les versions précédentes.

Tant et si bien que l’on finissait par passer son temps à répondre à des mails sur des sujets déjà débattus parce que l’information circulait mal dans le groupe. Cerise sur le gâteau, on n’était jamais sûr de travailler sur des fichiers à jour.

Lorsque le groupe de travail devait avancer sur le développement du projet, Benoit avait coutume d’organiser une réunion physique.

Là encore organiser ses réunions pouvait être un véritable casse-tête. Réserver une salle, inviter les collègues concernés, en faisant en sorte que chacun soit libre et sur place le jour même. Pour peu qu’il faille qu’un fournisseur ou un prestataire extérieur soit présent et l’organisation pouvait prendre beaucoup de temps et d’énergie.

Cette multitude de petits problèmes accumulés finissaient par ralentir le projet et complexifiait sa réalisation inutilement.

L’analyse 

Le problème ici était qu’il fallait une communication et un partage de fichiers centralisés afin que chaque avancée soit comprise et visible de tout le groupe. De plus qu’il soit possible d’organiser des réunions en s’affranchissant des contraintes physiques mais sans que cela nuise à la fluidité.

Dans cet exemple la mise en place de Teams serait une réponse adaptée à la problématique.

Cette plateforme complète rend possible des discussions instantanées qui vous offre un suivi clair des actions de chacun. Il est possible d’y partager des fichiers modifiables en temps réel par les membres de l’équipe projet afin de ne conserver que la bonne version du document pour tous. Lié à l’ensemble des autres applications Office 365 comme SharePoint ou la suite Office classique, vous retrouvez ici un canal complet pour collaborer avec efficacité.

Teams répond aussi aux problématiques des réunions puisqu’il est possible d’inviter facilement vos contacts (interne et externe) et travailler avec eux à distance comme si vous étiez dans la même salle. Fini les déplacements à répétition, une belle économie de CO2 en perspective et une efficacité accrue.

C’est en observant ces usages dans l’entreprise que nous avons développé notre offre Drive. Basée sur une méthode d’accompagnement qui prend en compte les problématiques métiers au travers des usages des collaborateurs. Elle permet de trouver pour chacun les applications qui seront le plus utiles à ces besoins.

D’un point de vue fonctionnalités

D’un point de vue plus fonctionnel il existe dans toutes les applications Microsoft un nombre des fonctionnalités importantes qui peuvent vous faciliter la vie. Cependant si elles vous restent inconnues, vous ne gagnerez pas en efficacité. Utilisé Word comme une machine à écrire n’aurait pas de sens par exemple, car sa valeur est contenue dans l’ensemble des outils qui s’additionnent pour en faire un traitement de texte complet.

Voyons à titre d’exemple une fonctionnalité de Teams qui peut vous offrir un gain de temps.  Si vous ne vous êtes jamais posé la question de son utilité, il est probable que vous ne l’utilisiez pas et perdiez du temps à réaliser l’action qu’elle permet.

Par exemple si je veux connaitre l’activité d’un collaborateur sur les groupes où je suis présent. En quelques clics, plutôt que de fouiller manuellement toutes les discussions une par une, je peux activer une fonction qui le fera pour moi en quelques secondes.

Voici à quoi ressemble l’interface principale de Teams

On pourrait penser par habitude que la barre centrale est une barre de recherche classique, mais si l’on regarde de plus près c’est en réalité un peu plus que ça!

En tapant / ou @ dans la barre de commandes de l’application il est possible d’accéder à un nombre d’actions rapides très utiles

Dans cet exemple nous utiliserons l’action activité


Une fois l’action sélectionnée la liste de vos contacts s’affiche. Je sélectionne celui qui m’interesse

Une fois le contact sélectionné en quelques secondes j’ai accès à ses activités récentes, beaucoup plus simple que de fouiller tous les groupes.

Bien sûr cette fonctionnalité n’est qu’un exemple de ce qu’il est possible de faire. Le but ici est de comprendre que lorsque vous acquérez Office 365, vous faire accompagner sur les usages de ces applications peut vous faire profiter au mieux des fonctionnalités qui vous sont le plus adaptées.


La preuve par les chiffres : l’impact de Teams 

Source : Forrester study: The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams

Nous avons utilisé Teams à titre d’exemple, mais elle n’est qu’une application et ne pourrait résumer à elle seule les potentialités qu’offre Office 365.

Nous avons répondu ici à une problématique spécifique de communication et de collaboration. Mais votre entreprise peut rencontrer d’autres problématiques comme la sécurité ou la gestion des données par exemple où d’autres outils seront nécessaires.  C’est pour bien maitriser cette complexité que nous avons préconisé dans notre article précédent de définir une roadmap claire de développement dès le départ.

Mettre à disposition des collaborateurs les outils et services qui combleront les besoins métiers et les former à acquérir les bons usages. L’objectif est de permettre d’utiliser uniquement ce qui sera le plus utile à un usage spécifique. C’est dans cette logique de déploiement optimisé et d’accompagnement que nous avons créé l’offre Drive.

Choisissez une transformation numérique pensée autours des usages et processus métiers

L’une des phases qui fera toute la différence dans l’efficacité de votre projet de transformation numérique, est sa réflexion en amont.

Dans la vision projet classique, la transformation est basée sur des projets successifs centrés sur les outils et leur paramétrage. On met en place des solutions pour répondre à un problème ponctuel que l’on déploie service par service. D’abord Outlook, puis SharePoint, puis OneDrive et ainsi de suite.

Cette méthode est longue à mettre en place et démotive rapidement vos collaborateurs. Le résultat ? votre ROI ne sera pas à la hauteur de vos attentes car l’adoption sera difficile.

La démarche Drive d’iVactis est plus globale, elle permet, de déployer tous les services Office 365 et de définir en collaboration les besoins métiers afin de  former et d’adapter à des usages spécifiques. On n’apprend pas à utiliser un outil pour utiliser un outil, on comprend ceux qui sont les plus efficaces pour répondre à une problématique. Par exemple pour collaborer ou communiquer.

En pensant dès le départ en termes d’usages et de métiers dans l’entreprise on peut se concentrer sur ce qui apportera directement de la valeur aux métiers.

Former un champion et convertir vos collaborateurs aux nouveaux usages

 

Aujourd’hui l’efficacité de votre transformation numérique passe par des processus plus adaptés pour gagner en efficacité.

L’offre Drive  pense l’accompagnement et l’adoption de vos collaborateurs comme une étape primordiale.

Lorsque nous vous accompagnons dans votre transformation numérique, nous mettons en place de petits groupes qui seront les champions de l’entreprise sur les nouveaux usages. Une fois formés ils seront les relais des bonnes pratiques auprès de leurs collègues. (Par exemple utiliser Teams pour échanger sur des projets plutôt que de multiplier les mails avec pièces jointes)

L’offre Drive réduit le temps de formation sur un petit nombre de personnes et vous permet d’intégrer les compétences en interne en créant des référents dans l’entreprise. Nous assurons ainsi la montée en compétence de vos collaborateurs.

 

On constate donc que les outils Office 365 apportent à vos collaborateurs la possibilité d’être plus efficace en modifiant les processus de travail de l’entreprise. Cependant pour obtenir un ROI intéressant sur votre investissement, il est important de vous faire accompagner pour établir une vision claire de développement. L’offre Drive par sa vision unique vous permet d’être accompagné et de profiter de l’ensemble des services tout en formant vos collaborateurs à ce qui sera le plus pertinent pour eux. Évitez les longs projets et favorisez un accompagnement sur le long terme qui maximisera la réussite de votre transformation numérique.

 

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L’offre Drive est construite comme une offre supérieure d’accompagnement plus complet dans la durée. Elle s’adresse aux entreprises ayant passé le stade de l’audit et souhaitant procéder à la transformation numérique concrète de leur process.
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