Interview de Denis Biguet

Comment faisiez-vous avant l’intervention d’IVACTIS ?

Nous travaillions avec le pack Office, un intranet WordPress et des serveurs de fichiers. Le télétravail devenait un réel besoin de l’organisation, en parallèle de la modernisation de nos outils collaboratifs. 
Il fallait donc réfléchir à comment renouveler nos licences, comment améliorer notre intranet et nos outils. 

Pourquoi avoir choisi de travailler avec IVACTIS ?  

Les prestataires historiques de l’Agence que nous avions contactés étaient beaucoup trop généralistes. Avec Ivactis, nous avions affaire à des spécialistes du travail collaboratif avec les solutions Microsoft. De plus, Ivactis nous a présenté son outil CALLEIS permettant une mise en place rapide de l’intranet sans développements spécifiques, ce qui nous a donc fait gagner du temps. 

Ce qui nous a particulièrement plu c’est l’application CALLEIS. On a pu ainsi déployer SharePoint Online sans difficultés. Le portail s’est calqué sur l’organisation du travail, a été efficace et opérationnel à la fois en interne, externe et en mobilité. Ivactis a compris les enjeux de l’Agence. 

Quelle a été la solution proposée par IVACTIS ?  

La solution apportée a été de fournir les réponses aux enjeux et aux besoins de l’Agence par une mise en place efficace de Microsoft 365, le système proposant de plus une sécurité avancée pour un usage en mobilité. 
Sur le plan financier, en tant qu’agence d’urbanisme, les tarifs préférentiels de Microsoft nous ont permis d’investir plus dans l’accompagnement que dans les licences. 

« Ivactis nous a fourni une solution efficace, à la mise en œuvre aisée, ce qui nous a permis de nous focaliser sur l’accompagnement des métiers et des utilisateurs.» 

Comment s’est déroulé le projet proposé par Ivactis ? 

Le déroulement du projet s’est effectué en plusieurs étapes.  
Le premier trimestre était consacré à la communication au sein de l’Agence. Un intranet SharePoint Online a été mis en place pour diffuser de l’information et communiquer sur les actualités et la vie de l’Agence.

Puis on est passé à l’articulation entre l’intranet et les espaces projet. Les chargés d’étude ont pu ainsi directement créer leurs espaces de travail dans Microsoft Teams.  

Nous avons ensuite créé et mis à disposition les tableaux de bord nécessaires au suivi et au pilotage et à la planification des activités, avec des visualisations pertinentes, dynamiques et ergonomiques. Nous n’avons donc pas eu besoin de faire du développement spécifique : le produit, standard, ayant été directement paramétré pour les besoins métiers. 

Êtes-vous satisfait de votre collaboration avec IVACTIS ? 

Oui, IVACTIS est une société à taille humaine, cela favorise la réactivité, la disponibilité et l’écoute. Ayant interlocuteur unique pour les licences et le service, nous avons gagné du temps dans le déroulement de nos projets. 

L’accompagnement étant dans la durée, nous avons pu aller au-delà du projet initial et déployer de nouveaux outils qui n’avaient pas été envisagés, tels que :  la planification prévisionnelle, l’amélioration de l’expérience collaborateurs avec Microsoft VIVA ou l’usage des étiquettes sur les documents. L’accompagnement sur l’utilisation des nombreux services proposés dans Microsoft 365 nous a permis de rentabiliser au mieux nos licences. 

Nous avions besoin de moderniser notre IT et développer de nouveaux usages et cela a été réalisé avec succès.”

Denis Biguet, Responsable Informatique de l’Agence d’Urbanisme de la Région Grenobloise