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Gestion Des Utilisateurs Externes Dans SharePoint Online

Gestion des utilisateurs externes dans SharePoint Online

Introduction

Dans SharePoint Online, il est possible de partager des sites avec des utilisateurs externes.

Le problème est que les utilisateurs doivent posséder (ou créer) une adresse email microsoft (outlook.com, hotmail.fr…) pour que cela fonctionne.

Ici, nous verrons comment paramétrer l’annuaire afin de créer en amont l’utilisateur, puis de lui permettre d’utiliser directement son adresse professionnelle.

Pré-requis

Vous devez tout d’abord vérifier que la collection de sites accepte les connections externes.

Ouvrir l’administration de SharePoint Online :

Collection de sites dans l'administration Sharepoint Online

Cocher la case « Allow external users » :

Cocher la case "autoriser les utilisateurs externes"

Ajouter un nouveau domaine « Active Directory »

Ouvrir le portail Azure (https://portal.azure.com) et créer un nouveau domaine pour les utilisateurs externes.

Création d'un domaine via Azure pour les utilisateurs externes

Ici, nous nommerons le domaine « ivactispartner », le nom complet du nouveau domaine sera donc « ivactispartner.onmicrosoft.com ».

Définition du nom du nouveau domaine Active Directory

Ajouter des utilisateurs

Après avoir créé le nouveau domaine AAD, il faut ajouter les nouveaux utilisateurs.

Ajout d'utilisateurs à un Active Directory

Création d'un utilisateur

Il est important de sauvegarder les mots de passe.

Sauvegarde de mot de passe d'un utilisateur externe Office 365

Liste d'utilisateurs externes

Configurer les utilisateurs externes

Vous pouvez vous connecter une première fois sur le portail http://portal.office.com avec le login des nouveaux utilisateurs afin de modifier les mots de passe.

Etape 1 : envoyer un mail (sur l’adresse personnel) à chaque utilisateur externe avec

  • le login (john.smith@ivactispartner.onmicrosoft.com)
  • le mot de passe

Etape 2 : partager votre site avec les utilisateurs externes.

Partage de site SharePoint avec les utilisateurs externes

Ensuite, entrer l’adresse email. Utiliser ici la « véritable » adresse email, pas celle que nous avons créée précédemment.

Message d'invitation à rejoindre le site SharePoint partagé

Utilisation côté utilisateur externe

Après avoir été invité, l’utilisateur externe recevra un mail d’invitation dans sa boite mail professionnelle.

Réception du message d'invitation à rejoindre un site partage

En cliquant sur le lien, l’utilisateur devra s’authentifier en utilisant le login (john.smith@ivactispartner.onmicrosoft.com) et le mot de passe qu’on lui a fourni précédemment.

Authentification auprès d'un site SharePoint Online

Une fois connecté, on peut vérifier que l’adresse email associée à cet utilisateur est bien son adresse professionnelle.

Pour cela, cliquer sur « Mes paramètres » sur le nom de l’utilisateur.

Vérification du profil de l'utilisateur SharePoint

Vérifier l’adresse de messagerie professionnelle.

Informations utilisateurs : adresse de messagerie

Conclusion

Vous savez dorénavant comment permettre à un utilisateur SharePoint d’utiliser sa propre adresse email. A présent, si l’utilisateur s’abonne à des alertes par exemple, il recevra les mails dans sa boite aux lettres professionnelle courante.

Vous pouvez retrouver d’autres tutoriels proposés par iVactis pour améliorer votre maîtrise des logiciels Microsoft sur notre blog.

Si vous souhaitez avoir plus d’informationsContactez-nous

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